Chaque groupe de travail affronte souvent des problèmes qui freinent le bon fonctionnement de la réalisation de sa mission. Ces problèmes peuvent être si intenses que de nombreux projets sombrent dans l’abandon. D’où l’intérêt du diagramme d’Ishikawa ou la méthode des 5 m. Une méthode permettant précisément de s’attaquer correctement à ces difficultés.
Qu'est-ce que la méthode des 5m ?
La méthode des 5m est une méthode d'analyse qui recherche les différentes causes possibles d'un problème. Elle est également connue sous le nom de « diagramme d'Ishikawa ». En effet, c’est le professeur japonais Kaoru Ishikawa qui l’a inventée. Le diagramme 5m Ishikawa est de nature visuelle. Elle incarne une structure qui relie les causes et leurs effets.
Cette approche vise à identifier les causes d'un effet particulier à l’aide d’une représentation graphique claire sous forme d’arêtes de poisson. Ainsi, l’analyse 5m prend aussi le nom de diagramme de poisson. Elle présente plusieurs avantages :
- Comprendre le phénomène.
- Transmettre des informations.
- Offrir un support de travail et de discussion à un groupe de collaborateurs.
- Faciliter la prise de décision.
- Identifier plus rapidement des possibilités d'amélioration.
Comment fonctionne l'approche 5m Ishikawa ?
Les 5m désignent un moyen mnémotechnique qui résume cinq domaines à prendre en compte face à un échec. Les principales catégories de la règle des 5 m sont matière, matériel ou machine, méthode, main-d’œuvre et milieu.
- Matière. Cette rubrique identifie les causes liées aux matières premières et aux matériaux de base. Il peut s’agir par exemple de l'origine et la qualité des consommables, des pièces de rechange, etc.
- Matériel ou machine. Cette partie poursuit les causes afférentes aux équipements nécessaires : outils, logiciels et matériels. Il s’agit par exemple d’identifier les problèmes éventuels des machines et estimer les capacités financières.
- Méthodes. Cette rubrique met en évidence les causes relatives aux procédures et méthodes d’exécution. Elle met en exergue le processus de fonctionnement, et revoit la qualité des manuels d'utilisation. La partie méthode débusque également les problèmes dans les chaînes d’information.
- Main d’œuvre. Mise en évidence des causes liées aux interventions humaines. Il s’agit de scruter minutieusement la compétence et la qualification du personnel ainsi que l’efficacité de la communication des consignes.
- Milieu. Ici, il s’agit de faire l’inventaire des problèmes liés à l’environnement du travail.
Sous chaque branche "M" sont subsumées les causes possibles empêchant l'événement escompté de se produire.
Ces points doivent être disposés de manière à ce que les causes les plus pressantes soient plus proches de l’arête centrale du diagramme.
Comment faire un diagramme de poisson ?
Pour concevoir et utiliser correctement un diagramme 5m Ishikawa, il faut suivre plusieurs étapes.
Étape N° 1 : identification du problème principal. Le problème principal est l’effet de tous les échecs. Il se trouve sur le côté droit du diagramme, sur l'axe principal.
Étape N° 2 : identification de toutes les causes possibles. Dans cette étape, l'idée est d'envisager différents points de vue. Le brainstorming est un moyen efficace de recueillir le plus large éventail possible d'opinions.
Étape N° 3 : ordination des causes. Classez les causes identifiées en fonction des 5m et commencez à remplir l'arête de poisson.
Étape N° 4 : voir les causes principales du problème. Pour chaque arête, il faut démasquer la cause racine. Par exemple, si l'absentéisme élevé est le problème principal, il faut souligner l’attractivité de l'environnement de travail dans la rubrique Milieu. Les causes sont l'emplacement, la vétusté des bâtiments, le manque d'équipements, etc.
Étape N° 5 : élaboration d'un plan d'action. Une fois le diagramme construit, il convient d'élaborer un plan d'action. Pour ce faire, il faut hiérarchiser les causes selon l’importance de leur impact. Ensuite, vous définissez celles que vous pouvez le plus contrôler.